Kullanım Kılavuzu

Yönetici Kullanım Kılavuzu (Ekran Ekran)

1) GİRİŞ ve SİTE SEÇİMİ

• Site / Apartman Seçimi: Siteyi seçin, telefon numaranızı girin.
• Giriş: Yönetici hesabınızla giriş yapın.

-Yeni Site Kurmak istiyorsanız en alttaki Yeni Site/Apartman Oluştur butonuna tıklayın. Site Adını, Yönetici (ilk kurucu) adını telefon numarasını başında 0 olmadan yazın ve şifresini oluşturup kaydedin.

İlk defa kurulan site trial versiyondur ve 30 gün tüm özellikleri ile kullanabilirsiniz. Siteyi kullanmaya devam etmek isterseniz daire mevcudunuza gore basic, pro veya plus paket satın almanız gerekmektedir.

2) Site Bilgileri

• Site/Apartman adı, vergi bilgileri, yönetici bilgilerini girin.
• Daire Tipleri ve Aidat Türlerini tanımlayın.

3) Aidat Ödeme Bilgileri

• Banka hesabı/IBAN bilgisini ekleyin.
• Sakinlerin ödeme yapacağı hesapları görüntüleyin.

4) Daire Tanımla

• Daire no, blok/kat bilgilerini girin.
• Malik/Kiracı (oturan) bilgilerini tanımlayın.

-Malik ve Oturan aynı kişi ise bilgileri iki alana da tanımlayın. Uygulama Telefon numarası üzerinden çalıştığından telefon numarası mutlaka doğru olmalıdır.

-Ilk kez tanımlarken sağ üst kısımda yer alan toplu daire bilgileri yükleme butonunu kullanabilirsiniz. Bunun için (i) info butonuna tıkladığınızda nasıl bir tablo oluşturmanız gerektiği belirtilmektedir. Excel tablosunu csv uzantılı dosya olarak kaydetmeniz gerekmektedir. Bu dosya excel dosyasında farklı kaydete tıklandığında gelen seçeneklerden dosya türünü csv (virgule ayrılmış) seçip kaydet e tıkladığınızda elde edebilirsiniz. Tablodaki ilk satırda başlık olmalı ve sütunlar infodaki sırada olmalıdır. Hatalı veriler gelmişse yine yukarıda yer alan geri al butonu ile tüm daire kayıtlarını geri alabilirsiniz.

5) Malik ve Kiracı Bilgileri

• Tüm dairelerin detay bilgilerini listeleyin.
• Telefon ve araç bilgilerini görüntüleyin. Araç bilgileri otopark planlaması için gerekli olabilir.

6) 5- Aidat Kuralı Tanımla

• Dönem (Yıl/Ay) seçin.
• Aidat türü ve daire tipine göre tutarları girin. Yeni aidat türü gerekli ise site bilgileri sayfasından ekleme yapabilirsiniz.
• Kaydet.

7) Tahakkuk (Borç) Oluştur

• Tanımlı dönem ve aidat tipine göre dairelere toplu borç dağıtımı yapın.

Dağıtım yapılınca ana sayfada her daireye ait toplam borçlar görüntülenebilir, bir daireye tıklayınca detay sayfasında o daireye ait detay tahakkuklar ve kalan borç durumu görünür. Henüz tahsilat yapılmamış ise tahakkuklar silinebilir, farklı bir değerle değiştirilebilir. (Örneğin Yönetici huzur hakkı olarak aidat ödemiyor ise o kişinin detay bilgilerinden düzeltme yapılabilir.).

Ödeme yapıldığı için silinmesi veya düzenlenmesi gereken tahakkuk varsa bunun için Ödeme Giriş (mahsup) menüsünde o tahsilatı silin, sonra gelip detaydaki ilgili tahakkuku silin veya düzenleyin.

Anasayfada toplam tahakkuk, toplam tahsilat ve Kalan kısmı görülebilir.

8) Bireysel Aidat Girişi

• Dönem ve aidat türünü seçin.
• Daire bazında tutar girerek borçlandırın. (yakıt, sıcak su vb)
• Yine daire tanımlamada olduğu gibi hazır yakıt listeniz varsa (i) info da yer alan bilgilere uygun sıralama ile csv formatına dönüştürerek toplu kayıt yükleyebilirsiniz. Ve yine hatalı olduysa geri al butonu ile geri alabilirsiniz.

9) Ödeme Girişi (Mahsup)

• Tahsilat kaydedin. Tahakkuk tutarından fazla ya da az yatırılmış ise var olan miktarı önce en eski borçtan düşer, borç kapandıkça bir sonraki borçtan düşer.

Butonun altında kaydedilen ödemeler listesi vardır. Listedeki hatalı kayıtları geri al sil simgesi ile silebilirsiniz. Borçlar tekrar eski haline gelecektir. Sonra düzeltilmiş halini tekrar girebilirsiniz.

• Makbuz PDF çıktısı alın. (sadece elden yatırılanlar için alınması tavsiye edilir, diğerleri zaten banka kayıtları ile ispatlanabilir.)

10) Ortak Gider Harcamaları

• Harcama grubu, açıklama, fatura no ve tutarı kaydedin, harcama belgesi ekleyin.
• Giderleri listeden düzenleyin/silin.

-Sayfanın en üstünde anlık harcama belgesi adedini ve toplamını görün.

11) Yönetim Dönemleri

• Yönetici/denetçi bilgilerini dönem bazlı kayıt edin., Telefon simgesi ile hızlı arama da yapabilirsiniz.

12) Yatırım ve Kasa Hareketleri

• Yatırımların Dönem başı mevcudu, Yatırım hesabına giriş/ Yatırım hesabından vadesiz hesaba çıkış hareketlerini kaydedin.
• Özet tabloda hesap hareketleri toplamlarını takip edin.

13) Diğer Gelirler

• Aidat dışı gelirleri kaydedin.

14) Karar Defteri

• Karar kayıtlarını ve orijinal imzalı karar defterinin resmini ekleyin ve görüntüleyin. Eğer Yönetici bildirim gönderilmesini kapatmamışsa Kayıt eklendiğinde Yeni Karar Alındı şeklinde Sakinlere uygulama bildirimi gönderilir.

15) Duyurular

• Duyuru ve konuyla ilgili resim ekleyin, düzenleyin, yayınlayın. (Yönetim Faaliyet Raporu, Denetim Faaliyet Raporu, Site Kuralları vb her türlü duyuruyu buradan yapabilirsiniz.) Eğer Yönetici bildirim gönderilmesini kapatmamışsa Kayıt eklendiğinde Yeni Duyuru Var şeklinde Sakinlere uygulama bildirimi gönderilir.

16) Site Finansal Sonuçlar

• Dönem başı bakiyelerini (vadesiz hesap + yatırım hesabı) girip kaydedin.
• O ana kadar ki Tahakkuklar, gelirler, giderler ve sonuç tablosunu görüntüleyin.

17) Mali Raporlar ve PDF

• Gelir/Gider Defteri PDF üretin. Çıktıları İşletme Defterine yapıştırarak elle işletme defteri yazmaktan kurtulabilirsiniz.
• Dönemlik ve yıllık raporlar oluşturun.

18) İdari Raporlar ve PDF

• Yönetimsel raporları oluşturun.

Şu anda

-Site Sakinleri İletişim Bilgileri Listesi,

-Site Sakinleri Araç Plakaları Listesi,

-Genel Kurul için Gerekli Hazirun Cetveli, mevcuttur.

19) Site/Apartman Görevlileri

• Personel kaydı, sözleşme ve iletişim bilgileri, hızlı arama

20) Site Demirbaş Kayıtları

• Demirbaş kaydı, fatura no, maliyet ve belge fotoğrafı.

21) Tamir & Bakım

• Bakım/onarım firması kayıtlarını yönetme, hızlı arama

22) Acil Aramalar

• Acil numaraları kayıt altına alma, hızlı arama

23) Talep, Öneri ve Şikayetler

• Sakin taleplerini görüntüleme ve yanıtlama.

24) Bildirim Ayarları

• Duyuru/karar/borç hatırlatma ayarları.

Eğer işaretli ise Duyuru ve Karar kaydı eklendiğinde otomatik olarak uygulamayı kullanan sakinlere bildirim gönderilir. Borç hatırlatma kaydı ise Yöneticinin belirlediği tarihte sistemden borçlar çekilerek otomatik her sakine ayrı olacak şekilde uygulama bildirimi gönderilir.

25) Şifre Talepleri

• Şifre sıfırlama taleplerini yönetme. (Sakinlerden ve denetçiden gelen talepler)

26) Veri Yedeği Al

• CSV + görsel yedekleme oluşturma.

Sitenizle ilgili veritabanı kayıtlarını ve yüklediğiniz resimleri zaman zaman kendi bilgisayarınıza / telefonunuza yedekleyebilirsiniz. Verileriniz güvendedir.

Denetçi Kullanım Kılavuzu (Ekran Ekran)

1) GİRİŞ ve SİTE SEÇİMİ

• Siteyi seçin, telefon numaranızla giriş yapın.

Denetçi olarak giremiyor iseniz Site Yöneticinizin sizi Denetçi rolü ile kaydetmesini talep edin.

2) Site Bilgileri / Aidat Ödeme Bilgileri

• Yönetimsel bilgileri ve ödeme hesaplarını görüntüleyin.

3) Aidat Kuralı, Tahakkuk, Ödeme Girişi

• Kayıtları sadece görüntüleyin (düzenleme yok). Aidat Kuralları Genel Kurulda belirtilen aidatlar olmalı, veya Yöneticiye verilmiş ek aidat talep etme hakkı olmalıdır.

4) Ortak Gider Harcamaları

• Harcamaları ve grupları inceleyin. Giderleri belgeleri ile birlikte inceleyin ve site gideri olup olmadığına bakın.

5) Mali Raporlar / Site Finansal Sonuçlar

• Özet raporları ve gelir-gider dengesini kontrol edin.

6) Duyurular / Karar Defteri

• Duyuruları ve kararları inceleyin.

7) Talep Öneri ve Şikayetler

• Kullanıcı taleplerini görüntüleyin.

Sakin Kullanım Kılavuzu (Ekran Ekran)

1) GİRİŞ ve SİTE SEÇİMİ

• Siteyi seçin, telefon numaranızla giriş yapın.

Telefon numaranızla giriş yapamıyorsanız Yöneticinizle iletişime geçin, Daire kaydınızı kontrol ettirin. Uygulamada birden fazla sitede daireniz olabilir, tek şifre ile seçtiğiniz siteye giriş yapabilirsiniz. (Aynı telefon numarası ile kayırlı olmanız gerekir.)

2) Borç ve Ödemelerim

• Daire borçlarınızı ve ödeme geçmişinizi görün.

3) Aidat Ödeme Bilgileri

• IBAN ve açıklama bilgilerini görüntüleyin.

4) Duyurular

• Duyuruları takip edin.

5) Karar Defteri

• Yönetim kararlarını görüntüleyin.

6) Yönetici ve Denetçi Bilgileri

• Yönetim dönemlerini görüntüleyin ve hızlı arama yapın

7) Site Görevlileri / Tamir & Bakım / Acil Aramalar

• İlgili kişilere ve numaralara erişin ve hızlı arama yapın

8) Talep, Öneri ve Şikayetler

• Talep/Öneri/şikayet oluşturun ve yanıtları takip edin.